会社で飲み会の幹事に選ばれた場合のセッティング手順
会社ではコミュニケーションの一貫として飲み会が企画されることが、多々あります。新年会、送迎会、歓迎会、忘年会、慰労会等の呼び名があり、趣旨によって言い方が変わります。今回は飲み会の幹事に選ばれた際の手順についてまとめましたので、参考にしてください。
1.開催日・場所・日時・予算・コースの決定
1.1上司への確認
1.1.1規模
会社には部署、課内等分担する場所によって仕事が別れています。実施する会はどこまでの人を呼ぶのか？を、開く音頭をとった人（上司）に確認しましょう。
1.1.2開催日時
上司に開催時期（目安）についても確認しておきましょう。例えば1月中旬と言われたら、まず自分が必ずいける日をピックアップします。その後に候補日をあげていきます。候補日を上げる際に、気をつけることは曜日です。会社の形態、勤務状況によって異なりますが、常勤の方なら水、木、金が妥当です。良いと言われる順に、書いてみました。
- 木曜日
- 金曜日
- 水曜日
木曜日が良いとされる理由として、既婚者への配慮があります。木曜日に飲んで、金曜日は家族でのんびり過ごす、休日出かける準備をする等の配慮です。
金曜日が二番目の意味は、次の日が土曜日のため、気兼ねなく飲み会を楽しむことができるという配慮です。
水曜日が三番目の意味は、会社によって形態は変わりますが、水曜日に残業を規制している会社が多いと言うこともあり、参加しやすいと言う配慮があるためです。
日時候補が決まったら、返答期日つきでメール、回覧表、インターネット出欠確認サービス等で参加者から出欠確認を取りましょう。
1.2幹事の仕事
1.2.1予算・コース
一人あたり4,000円〜5,000円代が一般的です。会社での飲み会料金は、風潮によって異なりますが、4,000円〜5,000円代の飲み放題付きのコースが一般的です。
1.2.2開催場所の予約
参加人数、日時、予算、コース内容を把握して、場所を探します。場所選びで大切なことは一般的な料理が食べれる店を選ぶことです。年齢層に合わせた料理を自分なりに考えて選びましょう。
またコースの金額が税込なのか、税抜きなのかを見逃さずに確認しましょう。クーポンがある場合は自分で計算して、一人当たりの金額を出しましょう。
1.2.3開催場所・日時・予算・コース連絡
下記項目を入れ参加者にメール等にて発信しましょう。
- 開催場所 店名・住所・飲食店サイトのURL
- 集合場所（1.＊＊店前に＊＊時までに集合願います。2.＊＊＊店に＊＊で予約を取っています。お越しの方は店員に＊＊の名前を出し、開催場所まで案内してもらってください。）
- 日時 ＊月＊＊日(＊)18:30〜
- 会費 ＊＊＊＊円（※会費の回収日時も記載する。例：＊月＊＊日(＊)までに会費を徴収いたします。）
- コース内容 飲み放題付き＊＊＊コース
以上で開催場所、日時、予算、コースが決定します。
1.3会の流れ段取り
1.3.1挨拶のお願い
開催日、日時、予算、コースが決定したら、上司の方へ会の挨拶を依頼します。挨拶には乾杯前挨拶、乾杯の音頭、会の主役の挨拶、締めの挨拶等があります。依頼する人は下記を参照ください。
- 乾杯前の一言：会に出席する一番役職の高い人
- 乾杯挨拶 ：会に出席する二番役職の高い人
- 会の主役への挨拶：会の主役（新入社員、歓迎者、部署移動者、退職者等）
- 締めの挨拶：会に出席する三番役職の高い人
上司の人は挨拶をすることを、感づいてはいますが、一言依頼がある方が心の準備ができるため、直接会って依頼をしましょう。
1.3.2支払いの確認
徴収した会費を確認する。メールで回収日を定時しているので、強気で回収に回りましょう。
2.当日の幹事の仕事
2.1当日の流れ
2.1.1人数、席の確認
人数が揃っているのかを確認します。幹事ですと、遅れる人がいる場合に事前に連絡が入ります。その他でわからない人がいる場合は、その人と仲の良さそうな人に確認しましょう。どうしてもわからない場合は、主要な人がいることを確認して会を始めましょう。
席の確認ですが、上座、下座があります。幹事が下座に座ります。上座については、細かい話までありますが、その点については出席者に任せましょう。（※大きな会場だと決める必要があります。）下座についてはドア付近の一番注文をしやすいところを意識して、早めに幹事の席を確保しましょう。
2.1.2開会前
人数が揃い次第、店の人を呼びドリンクオーダーを取ってもらいましょう。ドリンクが各場所に行き届いたことを確認して、目立つように立ち上がり会の開催を宣言しましょう。そして会の段取りで乾杯前の一言を依頼していた上司へふります。挨拶が完了したら、お礼を言い、乾杯の音頭へ移行します。乾杯の音頭が完了しましたら、拍手後、コース等の説明をし、会の開会の流れは終了です。
例：「お集まりいただきありがとうございます。本日は＊＊＊会です。時間の許す限り、楽しんでいきましょう。それでは乾杯前の一言を＊＊部長よろしくお願いいたします。」
乾杯前の一言完了後
例：「＊＊部長、ありがとうございました。続きまして、乾杯の音頭を＊＊課長、よろしくお願い致します。」
乾杯完了し、拍手後
例：「＊＊課長ありがとうございました。本日のコースですが、飲み放題付きの＊＊＊コースです。随時食べ物が運ばれて来ます。時間の許す限り楽しんでいきましょう。しばし御歓談を」
2.1.3気遣い
幹事ということもあるので、ただ飲んでいるだけでいいというわけではありません。お酒がなくなったら、「何か飲まれますか？↑」と確認して積極性を見せていきましょう。
2.1.4会中盤
会の中盤で、会の主役の人の挨拶をいただきましょう。この時間帯だとお酒も入っているので、勢いに任せていきましょう。
2.1.5会の締め
終了時間前に会の締めの挨拶を頂きます。この時間だとみんな気分のいい状態なので、幹事に注目してもらうのに手間取ると思いますし、ヤジも飛んで来ます。しかし強気で注目させましょう。注目できたことを確認して、締めの挨拶を依頼していた上司に締めの挨拶を頂きます。
例：「そろそろ終わりの時間に近づいて来ましたので、最後に締めの挨拶を＊＊＊グループ長から頂きたいと思います。＊＊＊グループ長よろしくお願い致します。」
言葉を頂いたら、店を出るように促し、幹事の仕事はおしまいです。
2.1.5お会計
お会計については、会の締めの挨拶前に行くことをお勧めします。当日不足の事態が起きた場合に対処できるだけの、時間的余裕を持ってお会計をしましょう。お金の計算ミスをしたってことはあってはならないですが、時々起きます。その際は自分の非を認めて、上司に相談しましょう。
2.2会の最後に
忘れ物等がないように、会場を見渡しましょう。
3.飲み会翌日
3.1収支報告
回収金額に対しての、実際払った金額についての差異をメール等で報告しましょう。余ったお金については、部内で管理している異例金等に回しましょう。
4.まとめ
幹事は大変ですが、信頼がある人を指名しているように思います。指名された場合は快く引き受けましょう。また全て完了した後、上司からお礼を言われた際は、やってよかったと思います。また飲み会を開くことは社会人として必要なスキルだと思います。少し手間はありますが、自分の成長のために頑張って見てください。
